内部統制

実務経験証明書の発行依頼をするときのコツと注意点

本記事では実務経験証明書の発行にあたってよくあるトラブルとその解決策について触れます。発行依頼時に弊所が使っている添え状もダウンロードできます。

実務経験証明書とは

役所に提出する書類の1つです。

サービス管理責任者や児童発達支援管理責任者、その他実務経験を要する役職を配置する際に必要です。

過去に勤務していた事業所に連絡をして発行してもらうため、なにかとトラブルが発生しがちな書類です。

  1. 本人が気まずい辞め方をしており連絡しづらいケース
  2. 過去の在籍事業所が多忙で発行してくれないケース

たいていいずれかの場合に、取得に遅れが生じます。

スムーズに取得するための要点をお伝えします。

発行依頼時のコツ

以下の点を明確にしておきましょう。

  1. 電話者が経験書発行を希望する本人なのか代理人なのか、立場を明確にする
  2. いつからいつまで働いていたのかを明確にする
  3. なぜ実務経験証明書の発行が必要なのかを伝える
  4. いつまでに必要かを伝える(いつ頃までに発行可能かを伝える)
  5. 書式はもっているか、こっちから送るべきか伝える(正直、行政の書式を渡したほうが確実です)

忙しい中ご対応していただくことになるため、必ず感謝の言葉も伝えましょう(ぶっきらぼうな対応をして不利益な対応をされても可能性困りますよね)。

口頭で伝えるだけだと正確に伝えられない可能性があるため、以上の点は書面ないしメールで送るようにしています。

忙しい相手の場合は「他にもポイントがあるので」と言って同様の対応をします。

なお、指定申請時とサビ管研修時用で2枚発行依頼をかけておくとベターです。

事業所が潰れていた場合

役所によって取扱い方が異なります。

  1. 閉鎖事項証明書を取得したうえで行政に相談する
  2. 閉鎖した会社の代表に連絡をして直接発行を依頼する

などの方法があります。弊所では比較的2のパターンによるケースを多く受けてきました。

事業所がなかなか対応してくれない場合

色々な理由がありますが、面倒事を取り払ってやると案外対応してくれたりします。

ここではよくある「動いてくれない」理由とその対処法について記述します。

 

日数や勤務期間を調べるのがめんどくさい

勤務していた当時の年金手帳や給与明細をもとに、在籍期間や勤務日数を調べたうえで連絡します。

 

書き方が分からないからめんどくさい

記載例をメールで送る、実務経験証明書とともに郵送するなどして書いてもらいます

「正式な名称、役職名」で「直接支援や相談支援に従事していた」ことが分かるように記入してもらう必要があるため、心配であれば記載例に記入してもいいかもしれません(弊所は必ずそうしています)。

 

人として嫌いだから対応したくない(関わりたくない)

本人に代わって管理者や経営者が直接連絡してみてください。

 

単に郵送手続きがめんどくさい

返信用封筒を導入して、発行したらすぐに書類を郵送するだけにします

A4用紙2枚程度であれば120円切手でオッケーです。

 

稟議に時間がかかっている

一定以上の規模の事業所の場合、経験書発行をするだけでも内部での確認作業を要します。

急かさず待ちましょう。1ヶ月程度かかる事業所もあります。

注意点

①実務経験証明書は依頼する側が書いてはいけません。

「こっちで必要な事項を記入しておくので、あとはハンコだけ押してください」では有効な書類として認められない可能性があります。

参考例を送るときは必ず「修正点や補足事項がないか確認のうえで発行をお願いします」と伝えましょう。

 

②愛知県の場合、実務経験証明書の有効期間は6ヵ月と定められています。

いざというときに困る可能性があるので「とりあえず」という目的での発行は控えましょう。

 

具体的な情報

※30年9月7日追記

noteに移行してみましたが、なんとも言えないもやもやが合ったので、再度こちらに移行しました。

本書式については、このままこちらに掲載を続けます。

申し訳ありませんでした。

 

 

30年法改正以降、頻繁に交付するようになってきた、実務経験証明書の記載例です。

面倒な書類・連絡調整作業は削減して、支援の質の向上に力を注ぎましょう。

相手事業所に任せて発行依頼をお願いすると、変な書式を使われたり、記載してほしい事項が漏れていたりすることがあるので、発行をお願いする側責任、かつ相手事業所への配慮として、面倒くささをある程度取り除いておくことが望ましいです。

以下のデータを取得できます。

「実務経験証明書記載例」

「実務経験証明書発行依頼文」

「実務経験証明書 収集状況管理表」
※複数事業所発行時に、どこに依頼をかけて、どのような状況であるか、進捗管理をするために使用します。

 

 

お願い

絶対に虚偽の発行依頼をかけないでください。
紙面の際は、マナーとして「返信先を記載した返信用封筒+切手を貼った状態」で送ることをお薦めします。

 

【留意事項】

(参考様式4)などの表記は削除してあります。そのままでも使用できますが、心配な方は各省庁の書式をご使用ください。

実務経験証明書の有効期間は原則半年です。

研修申し込みや指定申請時など、必要な時期が明らかになった際に、発行依頼をかけることを推奨します。

実務経験の証明が必要な職種のスタッフを採用する際は、本書式を渡して、実務経験証明書の発行、記載内容の確認をとったうえで採用することを推奨します。

なお、実務経験証明書の郵送先は本人の居住地のみです。

 

以下より取得できます。

・実務経験証明書の書式集(one drive)

 

 

 

 

ABOUT ME
吉川彰太郎
障害福祉施設の開業、運営コンサルティングに特化した行政書士です。 障害児者やその家族の人生を支えるべく、事業所がより質の高いサービスを提供できるよう様々な情報発信を行います。

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