事務手続

施設における原本証明、契印などの書類作業

よくある事務作業一覧です。

パート・アルバイトスタッフでも出来るようになると、社員の負担軽減に繋がります。

 

①原本証明

「コピーを提出しますが、原本と内容は変わりありません」ということを証明するための記録です。

コピーした書類の裏面に記載し、印鑑、手書き、印刷、どんな手法を使っても構いません。

 

・原本証明の方法について

「使用する場面」

  • 原本の提出ができない書類をコピーで役所に提出するとき

例:会社定款、(地域によって)実務経験証明書、資格証、決算報告書、雇用契約書など

原本証明のポイント5つ

  1. 書類裏面に、「この写しは原本と相違ないことを証明します」「原本と相違ありません」などと記載します
  2. 例示したような文言であれば、どのような文言でも可
  3. 会社名や代表者名は、ゴム印の押印でも問題ありません
  4. 原本証明をした日付も忘れずに記載しましょう
  5. 会社実印の取扱いがあるため、押印作業だけは、取締役など責任者様によることを推奨します

 

https://www.aichi-kobutu.com/kobutu/hozinsyorui/引用元URL

 

②契印作業

原本証明する書類が複数ページある場合で、製本するまでもない場合に行う押印作業です。

・捺印、押印、訂正印などビジネスで使用する印鑑の使い分け方

※リンク先最初の「契印」の項目のみの確認で充分です

「使用する場面」

  • 原本証明の必要な書類で、製本テープで束ねるほどもない、数ページ程度の書類を提出するとき

https://biz-memo.net/after-notes/teikan-utsushi引用元URL

 

 

③製本テープを使って押印作業を簡略化する

原本証明する書類が複数ページある場合で、契印するのでは時間がかかりすぎる場合に行う押印作業です

・契約書製本テープの使い方

「使用する場面」

  • 重要事項説明書、利用契約書の背表紙作成(事業所、保護者or本人それぞれが押印する)
  • 原本証明の必要な書類の背表紙(就業規則など、全ページに契印をするのが大変な書類)

製本テープで、背表紙を作った場合は←、製本テープを使わず、背表紙のない場合は→のように、契印します。

※重要事項説明書等に、特に契印をしていない事業所様もあるかとは予想しますが、現状この点による減算はありません(今後気を付けてください、と改善指導を受ける可能性はあります)

https://www.bizocean.jp/doc/howto/977/引用元URL

 

製本テープ

ホームセンターや文房具屋で購入できます。

1.最初から切ってあるタイプ

2.自分で切るタイプ

 

A4であれば、35㎜幅のものを買いましょう。

意外とすぐなくなりがちなので、2、3個買っておいてもいいかと思います。

 

 

 

 

以上となります。興味のある利用者さんがいれば、一緒に手伝ってもらうのも、事務作業の実地訓練となるため個人的にはアリかなと思っています。

事務所様方のご判断ですが、検討してみてください。

その他の作業は、必要に応じて随時追加予定です。

 

ABOUT ME
吉川彰太郎
障害福祉施設の開業、運営コンサルティングに特化した行政書士です。 障害児者やその家族の人生を支えるべく、事業所がより質の高いサービスを提供できるよう様々な情報発信を行います。

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