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クラウドサービスを活用した業務サポート体制

クラウドサービス「zoom」を活用して、業務フォローいたします。

基本的な操作手順は

  1. 弊所より事業所様メールアドレス宛てにURLを送付する
  2. URLをクリックする

だけです。

相互のPC、スマートホン画面共有(エクセル、ワード、インターネットブラウザ等)ができる点、相手のPC画面を操作して実務サポートできる点にメリットを感じています。

スマートホンでLINEや電話、検索等できるくらいの技能があれば、直感的に操作できるか思います。

・zoomの基本的な操作方法(外部リンク)

 

サービスの概要

チャットやweb電話をしながら、画面を共有のもと書類の内容確認、操作方法のサポートができるようになります。

日常的な連絡調整・質疑応答ではなく、「請求業務 / 書類作成 / 作成した内容のチェック」など、一定のタスクをこなすための活用を想定しています。

サービスは弊所の想定利用方法内であれば、事業者様のご負担はありません。

ビデオ機能をオフにすることで、音声のみで通話することもできます。

 

会員登録の必要がないため、パソコン操作の苦手な事業所様でもご活用いただけます。

(スマートホンの場合は、要アプリのダウンロード)

 

メリット

エクセル・ワードのリアルタイム作成・修正、事業者様PCのウェブ経由操作ができるようになります。

事業者様がアカウントの初期設定をしなくて良い(かつ無料な)点にメリットを感じています。

  • エクセル・ワード等のデータをメール添付で何往復する必要がなくなる
  • リアルタイムでエクセル・ワードなどでの作業内容を確認・修正できる
  • 事業者様PCを遠隔操作することにより、実務ご指導、書類作成サポートができる
  • 面倒なアカウント設定、初回登録をしなくていい

デメリット

ウェブ経由であるため、スカイプなどと同様連絡に若干の遅れが生じます。

ただし、業務に支障がでる範囲ではないと考えております。

十分なサービスを提供するため、招待者側である弊所は有料プランに加入しております。

(1回あたりの通信時間制限40分を解除したかったため)

招待される側が有料化することはないかと思いますが、カイポケしかり、ウェブサービスに内容改定はつきものです。

  • 少しだけタイムラグがある(電話、入力内容。ただし、他サービスと同程度のレスポンス速度はあります)
  • 初めて使用する際は操作方法に戸惑う(スマートホン、パソコンの操作となんら変わらない点です)
  • 今後サービス内容・料金体系が変更になる可能性がある

 

想定事例

  • 事業者様PCの画面を遠隔操作した、書類作成・請求ソフトの操作等実務サポート
  • 作成した書類の記載内容確認(運営規程・加算届等)
  • 電話・ビデオでの相談・面談(初回相談含む)

 

弊所の考え

基本的には顧問先事業者様およびスポットで依頼の事業者様への活用を想定しています。

初回面談のご相談者様の場合は、ヒアリングをとおしてのリアルタイムでのお見積り作成やWEB面談として活用できるかと考えます。

中・長期的にはウェブ上でのセミナー(ウェビナーと言います)に活用することを予定しています。

 

画面共有・リアルタイムでの事業者様、弊所相互による同時編集での書類作成・内容チェックレベルであればone driveやgoogleドライブ(使用した感じ後者の方が性にあってます)でも事足ります。

 

短期的には事業者様のご希望や業務内容をもとに、弊所判断での使い分けを想定しています。

ABOUT ME
吉川彰太郎
名古屋を日本一の福祉事業エリアにするべく活動する行政書士です。複数の放デイで2年半管理者・指導員として事業の立ち上げや管理、支援業務全般に関わっていました。 現在は障害者福祉関連の事業者様の運営、経営支援を中心に活動しています。 ICT活用による業務効率化、法制度を活用した事業展開について考えることが好きです。 【取り扱い業務】障害福祉の指定申請/届出/実地指導/農地・土地開発/その他事業許可の取得等
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