開業前までに揃えておくべき、運営基準上必要な書類一覧をご紹介します。
【本記事の対象】
- 就労移行就労継続支援、生活介護、就労継続支援（A,B）、放課後等デイサービス等での開業予定者
- 独立開業をして、書面整備が十分にできていないと感じる方
福祉業界では定期的に、行政による立ち入り検査を受ける事業所が無作為で選ばれます。
過去のサービス記録を遡って行う書面整備はかなり大変な作業なので、従業員にも多く負担がかかります。
通知を受けてから慌てて書類を作っても、すぐに看破されるため日頃から運営基準を理解して、書類整備をすることが重要です。
事業所様に悪気がなくとも、基準違反をしていた場合、何十、何百万円と返さなければなりません（虚偽がない場合は、誤って受け取っていた金額相当分）。
提供サービスや加算の取得状況、また県によっても異なる可能性はあるため、これが全てではない点をご了承ください。
運営に必要な書類
| no | 書類名 | 備考 |
| 1 | 指定申請関係書類 | 申請時の控え |
| 2 | 変更届 | 運営後 |
| 3 | 加算届 | 申請時、運営後 |
| 4 | 関係官署に対する報告書 | 運営後、税務署の開業届など |
| 5 | 運営規程 | 申請時作成 |
| 6 | 就業規則 | 従業者10名以上の場合等 |
| 7 | 従業員資格証 | 資格者の確認 |
| 8 | 出勤簿、タイムカード | 出勤記録 |
| 9 | 有給休暇申請書等（休暇取得日時の確認） | 資格者等不在日特に注意 |
| 10 | 超過記録簿、超過記録命令簿（超過勤務の確認） | |
| 11 | 出張記録簿、出張命令簿（出張日の確認） | |
| 12 | 職員会議録 | 1ヶ月に1回以上が望ましい |
| 13 | 勤務表 | （重要）人員基準ミスに注意 |
| 14 | 組織体制図 | 申請時の控え、運営後 |
| 15 | 職員研修記録 | 1ヶ月に1回以上が望ましい |
| 16 | 利用者名簿 | 任意書式 |
| 17 | アセスメントシート、フェイスシート | 個別支援計画作成時、サービス利用前に必要 |
| 18 | モニタリングの記録 | 保護者との面談内容を記録 |
| 19 | サービス担当者会議の記録 | 個別支援計画書作成に必要な担当者会議記録 |
| 20 | サービス等利用計画 | 相談所等からもらう控え書類 |
| 21 | 個別支援計画 | （重要）必須書類 |
| 22 | 決算関係書類 | 会社2期目以降 |
| 23 | サービス利用者、重要事項説明書 | 利用契約時に保護者と締結 |
| 24 | 利用者実費負担額に関する請求書、領収書（控） | 書式は任意 |
| 25 | 障がい児（者）通所給付費等明細書、請求書 | 請求ソフトで作成可 |
| 26 | サービス提供実績記録票 | （重要）保護者によるサイン |
| 27 | 苦情、事故、ヒヤリハット、身体拘束に関する記録 | 任意書式 |
| 28 | 利用者の秘密保持に関する取り決め等 | 利用契約時に保護者と締結 |
| 29 | 利用者情報提供についての本人等の同意書 | 利用契約時に保護者と締結 |
| 30 | 代理受領通知書 | 給付金入金後に作成、保護者へ交付 |
| 31 | 事業所パンフレット等 | 任意書式 |
| 32 | 業務日誌 | 日々の記録。任意様式 |
| 33 | 非常災害対策計画、消防計画、非難訓練記録 等 | 消防法で要求される内容 |
| 34 | 給食献立表 | 給食の提供がある場合 |
| 35 | 保菌検査記録 | |
| 36 | 検食記録簿 | |
| 37 | 給食日誌 | |
| 38 | 契約内容報告書 | 利用開始時、すみやかに |
| 39 | 上限額管理結果報告書 | 作成後、保護者の署名、押印のち他事業所へ交付 |
| 40 | 加算の算定のために整備するべき書面 | 欠席受付表、送迎記録票 等 |
| 41 | 上限額管理結果報告書 | 作成後、保護者の署名、押印のち他事業所へ交付 |
| 42 | 工賃規定、工賃支払実績に関する記録 | 就労移行支援、就労継続支援 |
| 43 | 利用者募集の求人票 | 就労継続支援A型 |
| 44 | 請負契約書 | 就労継続支援 |
ここに記載した書類を、運用ルールに基づいて記録づけていけば行政の立ち入りがあっても堂々と対応できます。
給付金に関する書類が特に重要です
例
- 勤務表 ⇒ 人員基準割れにより3割減算、児発管、サビ管欠如減算、指導員加配加算全額
- 個別支援計画 ⇒ 個別支援計画未作成減算5％
- サービス提供実績記録票 ⇒ 基本単価、欠席時対応加算 等
いつまでに、どこで手に入れるのか？
理想としては開業前までに揃えておきたいです。
独立開業した場合、基本的には自分たちで収集していくしかありません。
- フリーのひな形や行政の書類
- カイポケなどの請求ソフト（基本月額に含まれるケースが多いです）
- フランチャイズの提供書式
カイポケなどを使えば、サービスでついてくる書類もあります。
フランチャイズ会社と契約をした場合も書面一式をもらえます。
当然全てを網羅できるとは限らないため、気になったことや行政に確認した内容は必ず控えるようにしてください。
なんとも言えない事項については、とりあえず日報か、メモに書いて日報に貼り付けておくなどして、後から振り返っても分かるよう、習慣づけていきましょう。