「今使っている業務日報が、実地指導に入られても指摘がないものかどうか不安です」という相談はすごく多いです。
そこで今回は最適な日報とその運用について考えてみました。
日報の基本的な位置づけ
実地指導でも、適切に記録されているかどうかは必ずチェックされる書類です。
しかし、どのような観点からチェックされているのかが分からないと不要な項目を増やしすぎてしまい、業務量が増えすぎます。
証拠書類としての役割
たとえば
- 利用者のサービス提供実績記録票や利用予約
- スタッフの勤務形態（予定・実績記録票）・出勤記録
などの書類と矛盾していないか？嘘や偽りがないか？を確認するためにチェックされます。
スタッフの名前を書き忘れていたまたま記載漏れがあるくらいなら多少の指摘のみにとどまるかもしれませんが、
「不正請求をしているのではないか？」
「人の配置基準を満たしていないのではないか？」
と邪推されてもたまりませんので、適切に記録を残すことをお薦めします。
管理者などの押印については、なくてもただちに違反とはなりませんが、できれば管理者層が正しく日報を把握していることを示すためにも、あったほうが望ましいです。
支援内容・事業運営を振り返るための役割
- 利用者の精神、健康状態や活動内容を把握するために記録を残す
- 相談支援事業所や保護者、行政との応対記録を残る
という役割もあります。
特に日々の支援内容を記録して、ケース会議、個別支援計画の作成に活用するためにも、支援記録は重要です。
支援記録をどこまで書くべきか？
法律的な決まりはないですが、業務時間内で適切に終わらせるためには、要点のみ2～3行程度でまとめるくらいが望ましいかもしれません。
報酬や加算を算定するための役割
- 事業所内相談支援加算
- 強度行動障害児支援加算
- 賃金向上達成指導員加配加算
- 夜間支援加算
- 家庭連携加算
- 施設外就労加算
など、応対記録や実施記録を適切に残しておくことが算定要件となる加算もあります。
これらの場合は、記録を残しておかないと返金指導が入ることもあります。
管理者層が改めて
- どのような加算を算定しているか？
- だからこそどのような内容を記載しておく必要があるのか？
を把握して、適切にスタッフへ指示を出せるようにしましょう。
ソフトウェアを導入するか、手書きで押し切るか
業務日報や運営書類の作成をパソコン上で行うソフトもあります。
しかし、
- 全ての書類を使うわけではないにも関わらず一律で費用がかかる点
- パート、年長者、パソコン操作に苦手な人などすべてのスタッフが使えるとは限らないこと
- ソフトを開くための手間（どこにあるのか/ＰＣのスペックによっては立ち上げまでにかかる時間）
などの点から、案外手書きで押し切ったほうが効率的でないか？と考えることもできます。
出先などで、ただちにノートに記入できないときは
- 電話でスタッフに報告をして書いてもらう
- チャットワークなど無料ツールを日報の代用として記録を残しておき、あとからまとめて印刷する
などによっても、実地指導的な観点からは必要十分です。
まとめ：1管理者1施設のうちは、手書きで押し切るで十分ではないか？
エクセルやワードで簡単なフォーマットを作成して、個人情報のない裏紙で大量印刷、ファイリングしてしまったほうが余計な手間やコストがかからず楽ではないか？と考えます。
事業所の数が膨大になり、
- 各施設を横断的に管理するための管理・総務部門を設立した/検討している
段階にいたるまでは
- 各施設ごとに手書き＋外出時は事業所用の無料チャットツールにメモを残しておく
ことがなんだかんだで効率的なのかもしれません。
「せっかく導入したのに案外いらなかった」
ではもったいないです。
手書き作業によって明らかに効率が悪くなってきた段階ではじめて、業務日報作成系のソフトウェアの導入を検討することが望ましいかもしれません。
請求ソフトと連動しているものであれば、事業所の規模を問わず検討の余地はあります。
その他おすすめのテレワークツールと活用アイデアはこちらでも紹介していますので、よろしければご参考ください。