障害福祉の制度には、指定申請、加算、人員基準、報酬改定など、多くの確認事項があります。
国や指定権者の資料を調べ、自社の状況に当てはめ、必要な書類を完成させるまでには、相応の時間と制度理解が必要です。
そのため、行政書士などの外部専門家へ依頼することも、事業運営における選択肢の一つです。
一方で、専門家へ書類作成を依頼する場合にも、自社の運営や報酬に関係する制度について、事業者側でも概要を把握しておくことが大切です。
目次
書類作成と日々の運営は、つながっています
たとえば、加算を算定するときには、行政への届出に加えて、日々の運営の中で次のような対応が必要になります。
・必要な職員を配置する
・会議や研修を実施する
・計画や記録を作成する
・利用者や家族への説明を行う
・算定要件を満たしているか定期的に確認する
これらを実際に行うのは、事業所の経営者、管理者、職員です。
行政書士が届出書類を作成した場合でも、その後の運営が算定要件に沿って継続されていることが、加算を適切に受け取るための前提となります。
行政へ提出する書類は、事業所が日々どのような体制で運営しているかを説明するものでもあります。
書類作成と実際の運営を分けて考えるのではなく、両者をつなげて管理することが重要です。
書類を作ることに加えて、運用を理解する
当事務所では、すべての書類を事業者自身で作成する方法だけが適切だとは考えていません。
行政の様式は分かりにくく、制度改正によって記載方法や必要書類が変わることもあります。
書類の作成や内容確認に専門家を活用することは、時間の短縮や手続の正確性を高めるうえで、合理的な方法です。
そのうえで、少なくとも以下については、事業者側でも把握しておくことが望ましいと考えています。
・現在、どの加算を算定しているか
・今後、どの加算を検討しているか
・どのような条件をもとに算定しているか
・加算を維持するために必要な対応は何か
・社内では誰が確認や管理を担当するか
大切なのは、書類の作成方法をすべて覚えることではありません。
自社の運営状況や算定条件を把握し、必要な管理を続けられる体制をつくることです。
専門家を活用するには、自社の情報も必要です
たとえば、ホームページ制作を外部へ依頼する場合には、依頼者側でも次のようなことを整理します。
・誰に見てほしいのか
・何を伝えたいのか
・どのような問い合わせにつなげたいのか
・自社の取扱いサービスはなにか
こうした情報があることで、制作会社も依頼者の目的に合った提案をしやすくなります。
障害福祉の手続や相談についても、同じようなことがいえます。
専門家が判断するためには、事業者から次のような情報を提供していただく必要があります。
・現在の職員配置
・実際の勤務状況
・提供している支援の内容
・現在算定している加算
・今後行いたい事業や変更
・社内で実施している会議、研修、記録
・行政へ提出している届出の内容
専門家が制度に詳しいことに加えて、事業者が自社の状況を正確に伝えられることで、より実態に合った判断や支援につながります。
事業者と専門家が、それぞれ把握している情報を持ち寄りながら、対応方法を整理していくことが大切です。
障害福祉における制度理解は、経営管理の一部です
障害福祉事業の収入の多くは、公費を財源とする障害福祉サービス等報酬によって成り立っています。
基本報酬や加算の金額、報酬を受け取るための条件は、国や指定権者が定める基準に基づいています。
そのため、基準や算定要件を確認することは、手続上の事務作業にとどまりません。
・自社がどのような報酬を受け取っているか
・現在の人員配置でどの報酬区分になるか
・加算を継続するために何が必要か
・制度改正によって売上がどのように変わるか
・人員や運営方法を変更した場合にどのような影響があるか
こうした点を把握することは、自社の売上や今後の経営を考えるうえでも重要です。
制度をすべて暗記する必要はありません。
日常的な管理に必要な範囲を自社で把握し、判断が難しいことについて専門家へ相談するという方法があります。
「現在どの報酬を受け取っているのか」
「その報酬を受け取るために、社内で何を続ける必要があるのか」
を経営者や担当者が説明できる状態が、一つの目安になると考えています。
当事務所が目指している役割
当事務所では、事業者の日々の業務を運営代行として一括で管理することよりも、事業者様が自社で通常の運営を管理できる状態をつくることを重視しています。
そのうえで、次のような場面での支援を行います。
・制度改正や行政通知の内容を整理する
・加算取得や事業運営に関する判断を支援する
・自社だけでは整理しにくい部分について見解を示す
・書類の作成方法や注意点を案内する
・事業者が作成した書類の内容を確認する
・必要に応じて行政への確認事項を整理する
・行政への説明や協議の進め方を検討する
通常の管理は自社で行い、制度上の判断や影響の大きい場面で専門家を活用する。
このような役割分担が、事業者と専門家の双方にとって、長く安定して続けやすい関係だと考えています。
自社の状況を把握することで、専門家をより活用しやすくなります
専門家への外注には、事業者の負担を軽減し、制度への対応を正確に進めやすくする利点があります。
その効果は、事業者が自社の状況や目的を整理しているほど高まりやすくなります。
たとえば、
・現在の人員配置で問題がないか確認したい
・新しい加算を取得した場合の影響を知りたい
・管理者の変更に伴う手続を確認したい
・報酬改定後の売上を把握したい
・行政からの質問への回答方法を相談したい
といったように、確認したいことや現在の状況が明確であれば、専門家も必要な論点を絞りやすくなります。
事業者側に制度理解があることは、専門家を使わずにすべて対応するためだけのものではありません。
専門家へ適切な情報を伝え、必要な支援を選び、得られた助言を日々の運営へ反映するためにも役立ちます。
日常の運営は自社で行い、必要な場面で専門家を活用する
障害福祉事業は、今後も報酬改定や制度改定が続いていきます。
すべての制度を経営者や管理者だけで追い続けるには、相応の時間と経験を要します。
一方で、自社の運営や収入に関係する部分について、経営者や担当者にも知識と経験が蓄積されることで、制度改正や職員変更にも対応しやすくなります。
当事務所が考える基本的な役割分担は、次のとおりです。
・日常的な運営や記録は、自社で行う
・現在の人員配置や算定している加算は、自社でも把握する
・制度の基本や一般的な対応方法は、ブログや研修などで確認する
・判断が難しいことや影響の大きいことは、専門家へ相談する
・書類作成や行政対応について、必要な範囲で専門家を活用する
自社でも制度を理解しながら、専門家の知識や経験を必要な場面で活用する。
その積み重ねによって、貴社の事業資産として制度にかかる知見が残り、持続的かつ安定した成長のできる事業運営が実現するものと考えます。
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