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実地指導前に自主点検を行う
はじめに
実地指導を無難に完了させるためには日頃からコツコツと記録書類を整備することが不可欠です。
とはいえ、完璧に書類を整備して事業運営できている事業者様のほうが少数派かもしれません。
ここでは、実地指導前に行う事業運営の自主的な点検方法について解説いたします。
自主点検するメリット
1．業務負荷の解消
実地指導の案内が来てからの準備は、連日長時間残業になる可能性があり、心身ともにハードです。
疲労から業務事故に繋がったり、プレッシャーやストレスによるスタッフ離職に繋がる恐れもあります。
日頃から少しずつ取り組むことで、精神的ゆとりをもつことができます。
2．法令遵守の意識浸透
障害福祉事業は、単に利用者支援をするだけが仕事ではありません。
行政による規制事業ですので、基本的なルールは法制度によって定められています。
自主的に抑えるべき点や、それぞれの書類の目的を把握することで、スタッフ全員を巻き込んで、法令遵守の大切さを理解できるようになります。
事故、トラブル、架空請求などの未然防止にも繋がるため「やってよかった」と口にされる事業者様が多いです。
3．実地指導が早く終わる
法令を理解して、自主的に点検を行い、返金の必要なものがあれば自主的に各市区町村に相談のうえ返金まですることをオススメします。
行政が見るべき点を抑えることで、実地指導が早く終わるかもしれません。
自主点検において特に大事な運営書類は？
各行政の監査指導室などが、実地指導の点検要項を掲載していることもあります。
行政ごとに様式は様々ですが、内容そのものはほぼ同じです。
もし御社を管轄する行政が点検表を公開していない場合は、お近くの指定権者か、愛知県のものをご参考ください。
（比較的標準レベルな内容のためです）
https://www.pref.aichi.jp/soshiki/kansa-shidou/0000071625.html
自主点検の難しさ「①膨大な量の書類」
全ての書類をチェックしようとすると、どれだけ時間が合っても足りません
中でも、特に御社が自主的に点検する場合でも、最低限ご用意いただきい書類は以下のとおりです。
- 勤務形態一覧表（少なくとも：常勤、非常勤、資格者、配置されている事業、勤務時間、出勤・欠勤の分かるもの）
- 従業員の資格書、雇用契約書など
- アセスメントシート（児発管、サビ管などによってメモはとっているか？）
- 個別支援計画書原案
- 個別支援計画書
- モニタリング書
- 業務日報・利用者の支援記録
- 申請、加算届出の控え（データ可）
- 各事業ごとに算定している加算の証拠書類（送迎記録、欠席受付表、etc…）
- 事業者アンケートの確認できる書類
- 申請当時の平面図または変更届出を出した最新版の平面図
- 業務管理体制届出 他
これらの書類を行政に誤解されることなく適正に運用できているか？は余計な指導や返金を避けるためにも特に重要なポイントになります。
自主点検の難しさ「②膨大な量の点検項目」
全ての法令項目をチェックしようとすると、どれだけ時間が合っても足りません
したがって、
- 算定している加算に関連する記録書類
- 行政の掲載する人員配置
- 個別支援計画書関連書類
- 防災・事故発生防止関連の書類
など特に事業運営に直結する書類から、優先的に整備されているかどうか？法令に照らし合わせて適正に運用できているか？点検していくことをオススメいたします。
自主点検でよくあるご相談
ここでは自主点検の段階でよくいただくご相談をまとめました。
業務の参考になれば幸いです。
タイムカードと、内部のシフト表しかありませんが、大丈夫ですか？
ただちに問題になることはありません。ただし、それらだけでは、本当に人員配置が足りているのか判断しにくいです。実地指導の時間が長くなるだけなので、あまりオススメできません。
御社エリアの掲げる「勤務形態一覧表」で人員基準を理解のもとスタッフ配置できていることを示せられれば、円滑な雰囲気で早く終わるかもしれません
役員や代表も勤務形態一覧表の記録は必要ですか？
必要です。
労働基準法上の従業員ではないかもしれませんが、障害福祉の制度上は、きちんと勤務記録を把握する必要があるためです。
自主点検の結果、明らかな法令違反が見つかりました。おカネは返すべきですか？
過誤申し立て手続きによって、自主的に返すことが望ましいです。金額が大きくなる場合は、一度各市区町村に相談してみるといいでしょう。
印鑑の押していない書類が散見されます。全て押印もらい直すべきですか？
性質上、保護者または本人からもらうべき印鑑は、もらい直すことが望ましいです。
（例）個別支援計画書、サービス提供実績記録表、利用契約書、重要事項説明書など
社内の業務日報や会議録までは不要かと思いますが、書類の性質によってまちまちです。
すでに利用終了して、連絡の取りづらい保護者、利用者がいますがどうしたらいいですか？
個別支援計画書などであれば「間違いなく交付している旨」が分かれば、押印をもらい直すことまでは不要かもしれませんが、行政官の判断によります。
もし交付したのに押印をもらえていない場合などは、事情を一筆説明のうえ、返送用封筒を入れて押印をお願いしてもいいかもしれません。
誰が主導となって自主点検を進めるべきですか？
業務管理体制届出で「法令遵守責任者」を定めていると思いますので、その方です。
代表がプレイヤーを兼ねている会社は当該代表者、管理者など別途配置されている場合は、当該管理者が主体となって進めていきます。
過去の書類まで見るべきですか？
ご面倒だとは思いますが、申請当時 / 前回の実地指導後からの書類はすべてチェックすることをオススメします
1回実地指導受けた範囲については見られますか？
見られる可能性は低いです。ただし、話の流れで行政官がチェック必要と判断した場合には再度チェックされる可能性もあります（判断を誤っていたことで、返金の可能性がでてくる場合など）
実地指導でチェックされたことある書類まで、また点検必要ですか？
基本的には不要だと考えます。
代わりに書類を作ってくれますか？
軽微なテンプレートであればお渡しできるのもあるかもしれません。
ある程度の工数が必要な書類の場合は、別途ご相談ください。
（例：タイムカードに基づいた勤務形態一覧表の入力代行、重要事項説明書の作成代行、全期間全事業所の勤務表チェックetc…）
うちの行政では実地指導の点検表が掲載されていないのですが？
「自主的に点検をしたいため」と明確に伝えて、行政にデータをもらえないか確認してみましょう（それによって実地指導にこられる可能性は低いです）。
もしもらえなければ、できれば近隣行政の点検表を取得して自主点検を進めていきましょう。
自主点検の完成目標
実地指導の連絡が来る前に、行政の掲げる点検表を自主的に完成させることがゴールです。
行政からの案内が来てもただ更新箇所を作り直すのみで済むため、時間的なプレッシャーから解放されます。
- 御社エリアの点検表を取得する
- 点検表の内容を確認する
- チェックする書類の範囲などをもとに、だいたいの完了期間メドを決める
- 1日の中で、チェックに費やすことのできる優先時間枠を先に確保する
- チェック担当者は点検業務があることを他スタッフに伝えて。協力・理解の体制を整える
- 期間内に完了できるよう1つずつ、1枚ずつコツコツとチェックを進めていく
- 必要であれば他スタッフに確認をとる
- 実地指導の点検表を埋めて完成させる。
自主点検サポート
弊所の場合は、過去の実務経験から主要事業については以下のように100以上のチェック項目を整理しております。
これらにもとづいてお打ち合わせ・チェックいただく形で点検業務をサポートしております（内容は実務もしくは定期的に見直しを行っています）。
特に重要なものは優先的に、当ブログでも発信していきますので、ぜひご参考ください。
弊所の主な業務内容
まとめると、およそ以下のような流れになります。
事業者様の状況次第ですが、通常、1～2ヶ月程度で完了します。
- 事業者様の現状や困りごとについての質疑応答
- 修正可能な箇所は修正対応
- ものによっては自主的な返金対応のご指示（虚偽や架空請求だと誤解されかねない事項）
- 事業者様の状況に応じた、チェック項目の点検
- 自主点検の着眼点のレクチャー
- 自主点検いただいた書類についての随時フィードバック
- 自主点検表を記入いただく
- 提出いただいた自主点検表のチェック
- リスクの検証・修正のご指示
- 自主点検表の作成完了
受任条件
- 原則として、スポットコンサルティングを経過いただくこと
- 契約締結のうえ、お見積もりに定めた額をお振込みいただくこと
進行方法
Zoom、電話、メール対応。
順次お伝えした項目に基づいて自主点検を行い、内容に基づいた助言、書類チェックを行っていきます。
※現地訪問の場合は、あらかじめ費用相談のうえ実費相当分をいただく場合がございます
費用の目安
業務として標準化されていない領域ですので、ピンキリです。
およその費用の目安をまとめると、以下のとおりです（個人の見解です）。
| 価格帯 | 一般的なサポート内容 |
| 5万円以下 | ・半日訪問によって、事前相談で完了できる程度。前後の実務作業をほぼ伴わない場合。 ・新規事務所 / 新規顧客に対するモニター価格など |
| 5～10万円 | ・半日訪問と、その後の軽微なチェック対応で完了する程度 |
| 10～20万円 | ・当日、丸一日の訪問やその前後での軽微な質疑応答のみなど
・一定の条件を満たした事業者様へのzoom、電話、メールなどによる都度の面談、質疑応答、書類チェック、行政調査対応 ※弊所はこのあたりを基準としています |
| 20万円～ | ・込み入った相談がある場合 / 1年以上実地指導に入られていない場合 / 事前相談、つどの質疑応答、事後のサポートまで希望する場合など
・一定以上の実務経験があり、より深く実地指導の助言対応のできる行政書士事務所 |
自主点検のまとめ
障害福祉事業を長く継続していくためには、制度を理解した事業運営が不可欠です。
詳しい事業者様であっても、油断をすれば案外思わぬ見落とし論点のある場合があります。
事業者様一丸で協力をして、少しずつで良いので日頃から書類整備も行っていくことが極めて重要になります。
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