「新しいことを始めようとするといつも社員から猛反対を受けて一向に物事が決まらない」というお話は、あちこちで耳にします。
ただでさえ日々の業務で忙しいところに、新しい取り組みまで行うとなれば時間も体力もどれだけあっても足りません。
事業所の規模がある程度小さいうちは頑張ればなんとかなるかもしれませんが、契約者が増えれば増えるほど、利用者対応、予約管理、送迎、契約、個別支援計画の更新など、業務の量が膨大になっていきます。
この段階にさしかかると次の施設や新しい事業への取り組みの検討をする事業者様が多いですが、社員から猛反対を受けることが多いです。
「ただでさえ忙しいんだから、余計なことをしないでほしい」というような避難の声が上がります。
ここで大事なのが平常業務と積み上げ業務を切り分けを行うことです。
事務処理や送迎、日々の利用者対応、電話など問い合わせ対応など、日々の繰り返し業務を指します。
これらの業務は、できる限りパート職員や外注によって一部の処理を行います。
申請書類や届出など、滅多に行わないわりに手間のかかる作業も外注の対象です。
このような平常業務をパートスタッフや外注によって回すことで社員は積み上げ業務に専念できるようになります。
一方、相談支援事業所の訪問、事業コンセプトの見直し、ホームページに記載するべき言葉、事業所とのしての方向性の策定等、業務マニュアルの作成・運用など、新規事業、稼働率向上、スタッフに対する教育など、社員は事業所の未来に向かった業務に取り組みます。
これらを組み立て業務といいます。
取り組むための時間を生み出していくためには、日々の業務をマニュアル化して、事業計画を読み合わせによって会社の考え方、業務の取り組み方などを新人社員やパート職員などと今一度統一していくことがポイントになります。
業務の分離を行わないまま、契約者をむやみに増やして、パートスタッフのカバーで社員が奔走しているような状態では、事業の拡大は難しいかもしれません。
理想としては管理者や児発菅などと同じレベルで、一部でもいいので新入社員やパートなども取り組めるように運営体制を作りこんでいくことです。
一度に全てを変えることは難しいかもしれません。
社員の時間を生み出すためには、事業運営のどこに課題があるのかを見極めて、そこから手を打っていくほかなりません。
くり返しで、やろうと思えば誰でもやれるけど管理者やサビ管、児発菅、正社員が行ってしまっている業務…そこから作業の標準化を図っていくことが事業拡大のためのポイントになると考えます。
貴社の事業経営の参考になれば幸いです。
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