内部統制

勤務形態一覧表の書き方と基本的なルール

勤務形態一覧表、全実務の中で最も抑えておいて頂きたい作業です。

作成が望ましいタイミング:加算の算定時、事業運営後のシフト作成時および毎月月末など

実地指導や加算作成のときに必ず求められる行政書式です。

自治体によってフォーマットは様々なので、汎用型をもとに解説していきます。

・勤務形態一覧表(xls)

 

図:勤務形態一覧表

 

勤務形態一覧表作成のポイント

明確なルールはありませんが、行政官、行政書士的立場から「こうしてくれたら相当助かります!」という記載方法を説明していきます。

分かりにくいシフト表だと「加算届作成が致命的に遅れる」「行政官から、誤った処分を受ける可能性がある」など、かなりのデメリットがあります。

 

表中には実勤務時間数を入力すること

事業所独自の「A、B、△、〇…」等で記載するところも多いですが、なるべく実数を計上しやすいように記載してください。

 

基準上の職員と、基準外の職員は分けて記載すること

資格者と非資格者が入り乱れると、人員基準や加算の要件判定をしにくく、誤認定に繋がるリスクがあります

 

なるべく毎月ごとに記録を残していくこと

実地指導を受けて内容を洗い出したら人員基準がガタガタだった、という例も数多くあります。

毎月ごとに実績記録を残しておくことを強く推奨します。

人員基準の理解に基づいたシフト作成できるスタッフを育成できる、もしくは組織としてチェック体制を築き上げられるとベターです

 

変形労働性をとっていない場合

第4週間まで判断頂ければそれで充分ですが、運営上は必ず第5週目まで人員配置ができているかチェックしてください。

 

人員基準上の職員

児童指導員、保育士、機能訓練担当職員(理学療法士等)、障がい福祉サービス2年以上経験者※

※障害福祉サービス2年以上経験者のみで現場を回すことは不可

※強度行動障害支援研修(基礎)受講者は「その他の職員」に当てはまるため、人員基準外。児童指導員等加配加算の勤務実績には含まれる

 

よくある質問

全ての自治体で確認した訳ではないので、例外や記載違いの可能性があることを、あらかじめご理解ください。

したがって内容は適宜見直しを想定しています。

不明な点は必ず自治体に確認するよう、事業所として習慣づけてください。

 

常勤職員が有給を使用した場合

有給を使って休んだ分も、勤務実績として計上可能。ただし、当日の頭数として資格者が足りなくならないように注意すること

 

非常勤職員が有給を使用した場合

有給を使って休んだ分は、勤務実績として計上不可

 

お盆や年末年始などで、事業所の営業日が減った場合

その分の営業日を減らしたうえで、職員の配置が足りていれば可

常勤の勤務すべき時間160時間 ⇒ 事業所の休館日によって、132時間となっても可

※念のため就業規則等に記載することが望ましい

 

パート資格者のみで現場を回すことの可否

児童指導員、保育士、機能訓練担当職員等であれば、パート職員のみで現場を回しても可。

人員基準に含まれない職員だけで現場を回すことは不可(特にスタッフ休憩時間中の配置に注意)

 

送迎について

児発管や常勤資格者など、専従性が求められる資格者の場合は送迎不可という例もあり(大阪など)

 

唯一いる常勤資格者が管理者との兼務だった場合

非常勤扱いとなるケースあり(名古屋市)

 

唯一いる常勤資格者が、他施設と兼務している場合

制度上問題なし(今後どうなるか不明。自治体ルール注意)

 

変形労働制をとらない場合

第4週までの勤務実績でチェックをすること

土日が挟まって152時間となっても問題なし(実地指導を見据えて、なぜ152時間となったのかを説明できるよう、メモを残すことを推奨)

 

利用者が0人の日の配置

0人~10人なら、人員基準上どおり、10名定員配置のルールが適用されます。

営業活動など、取り組めるべきことに取り組んでください。

※臨時休業は認められる余地あり。要自治体相談。

 

サービス提供時間について

利用者がいなくても、基準上の職員を必要な数だけ配置していればOK

例)サービス提供時間6時間とうたったにも関わらず、利用者が2時間しかいなかった。スタッフは6時間とおして配置していたがそれでも短時間利用減算か → 基準通りに配置していたなら、6時間開所として認められる

 

指導員加配加算

東京都仕様:日々の人員配置においても、必ず資格者は3名以上配置すること

本来規定:人員基準を満たしたうえで、1ヶ月の合計で常勤換算1名分以上資格者を配置すること

 

利用者数が10名を超えたときの指導員加配加算の考え方について

最も確実なのは「資格者・経験者3名配置体制 ⇒ 10名超えの日のみ資格者・経験者4名配置体制」に変更すること。

本来なら10名を超えていた場合はそのまま、10名越えの人員配置基準として資格者を3名配置できていればそれでよく、1ヶ月合計で常勤1名分の配置時間を確保できていればOK

この考えをしっかりと理解するためには「人員配置基準の算定方法」を抑えておくことが望ましい

 

人員配置基準の算定方法について

(常勤の勤務すべき時間数 + 1ヶ月間のサービス提供時間合計数 + 10名超えた日のサービス提供時間数の合計) / 常勤の勤務すべき時間数 で算定できます。

(勤務すべき160時間 + サービス提供時間合計 140時間 + 10名超えた日のサービス合計 60時間)/160 =2.2

2.2にたいして常勤職員を+1以上配置できれば加配加算算定可。

逆に1.9以下の配置(人員基準を9割以下で割る)で配置した場合は、翌月のサービス提供で人員欠如減算をかけること。

9割を割らない程度の下回りであれば、翌月に適正な人員配置ができれば減算は回避可。

つまり「1日だけ資格者がどうしても確保できなかった」という場合は、翌月に再度適正な配置ができれば、職場の人間関係に支障をきたすレベルで出勤依頼をかける必要はありません。

この点をきちんとコントロールするためにも、人員配置基準は毎月きちんと理解しておいてください。

 

その他のコツ:書式の枠線、背景色を変えずに、数字だけ反映させる方法

マスとか枠線がガタガタになっている書式も結構見てきました。よければ試してみてください(windows)。

エクセルのマス、右下の+を選択後、マウス右クリック ⇒ 対象範囲まで伸ばす ⇒ 離す「書式なしコピー’フィルタ)」を選択

※結構便利です

 

その他、何かあれば追記していきます。

 

 

 

 

ABOUT ME
吉川彰太郎
障害福祉施設の開業、運営コンサルティングに特化した行政書士です。 障害児者やその家族の人生を支えるべく、事業所がより質の高いサービスを提供できるよう様々な情報発信を行います。