指定申請

実務経験証明書の発行依頼をするときのコツと注意点

実務経験証明書とは

働いた年数や日数を記録するための書類です。

サービス管理責任者や児童発達支援管理責任者、児童指導員など実務経験を有する職種で働くために必要な書類です。

勤務していた事業所に連絡をして発行してもらうため、なにかとトラブルが発生しがちな書類です。

  1. 本人が気まずい辞め方をしており連絡しづらいケース
  2. 過去の在籍事業所が多忙で発行してくれないケース

たいていいずれかの場合に、取得に遅れが生じます。

スムーズに取得するための要点をお伝えします。

 

なぜあの会社は実務経験証明書の発行を対応してくれないのか?

色々な理由が考えられますが、先方の抱える困り感を取り払ってあげると、案外あっさりと対応してくれることもあります。

ここではよくある「動いてくれない」理由とその対処法について記述します。

 

①お願いした時間帯がよくなかった

月曜日の午前中や請求事務で忙しい毎月1日~10日の間は、連絡をしても対応してくれない可能性があります。

  • 要点(発行目的、勤務期間、日数、年数、送付先住所)を整理したうえでメールで問い合わせる
  • 昼休み~昼下がりなど、なるべく忙しくない時間帯に電話をする

など、できる限りの配慮のうえ発行の依頼をかけてみてください。

 

②日数や勤務期間を調べるのがめんどくさい

実務経験証明書を発行したい本人が、勤務していた当時の年金手帳や給与明細をもとに、在籍期間や勤務日数を調べたうえで連絡します。

 

③書き方が分からないからめんどくさい

実務経験証明書を発行したい本人が、

  1. 見本を作成したうえでメールで送る もしくは
  2. 見本を作成したうえで、実務経験証明書の原本とともに郵送する

などすれば、内容に相違がなければスムーズに処理してもらえるかもしれません。

「正式な名称、役職名」で「直接支援や相談支援に従事していた」ことが分かるように記入してもらう必要があるため、心配であれば記載例に記入してもいいかもしれません。

(具体例は後述)

 

④人として嫌いだったから対応したくない(関わりたくない)

元も子もない理由だし、理由としては切ないですが、辞め方が悪かった/職場で大きな問題を起こした、などの場合には聞く理由です。

この場合には、本人に代わって管理者や経営者が直接連絡してみてください。

案外対応してくれることもありますし。

行政書士に依頼することもできます。

 

⑤単に郵送手続きがめんどくさい

返信用封筒を導入して、発行したらすぐに書類を郵送するだけにします

A4用紙2枚程度であれば120円切手でオッケーです。

 

⑥稟議に時間がかかっている

一定以上の規模の事業所の場合、社内決済で時間を要します。

1ヶ月程度かかる事業所もあります。

新設の事業所で働く際は余裕をもってあらかじめ手配をかけておきましょう。

 

実務経験証明書発行においてよくあるご相談と回答

①勤務している・いた事業所に実務経験証明書の発行を知られたくない

  • 今いる会社に知られずに他事業所に転職したい
  • 独立したい

こういった場合には、たとえば「資格試験受験のために使用する」というように説明する方法が考えられます。

(あくまで自己責任でお願いします)

 

②過去に勤務していた事業所が潰れていた場合

役所によって取扱い方が異なります。

  1. 閉鎖事項証明書を取得したうえで行政に相談する
  2. 閉鎖した会社の代表に連絡をして直接発行を依頼する
  3. 年金手帳や給与明細などともに実務経験証明書の代わりにならないか、官公庁と協議する

などの方法があります。

※2019年8月追記

様々なケースに関わってきましたが、やはり閉鎖した事業所でかつ、代表とも連絡がとれない場合は、実務経験として算定不可とされるケースが大半でした。

上記方法はあくまで「ダメもと」での交渉方法です。

 

実務経験証明書の発行依頼時のコツ

以下の点を明確にしておきましょう。

  1. 電話者が経験書発行を希望する本人なのか代理人なのか、立場を明確にする
  2. いつからいつまで働いていたのか、あらかじめ明確にしておく
  3. なぜ実務経験証明書の発行が必要なのかを伝える
  4. いつまでに必要かを伝える(いつ頃までに発行可能かを伝える)
  5. 書式はもっているか、こっちから送るべきか伝える(正直、行政の書式を渡したほうが確実です)
  6. ファーストコンタクトは、できれば以上の点を整理したうえでメールにて問い合わせする

 

忙しい中ご対応していただくことになるため、必ず感謝の言葉も伝えましょう。

退職時の理由や関係性によっては、双方ともに喧嘩腰になるかもしれませんが、揉めてもいいことはないので、ぐっとこらえましょう。

なお、事業所保管用と本人保管用で2枚発行依頼をかけておくとベターです。

 

 

実務経験証明書発行のお願いをするときのお薦めな方法・そうでない方法

気まずい辞め方をしてしまった場合、実務経験証明書取得の難易度は高くなります。

弊所のいくつかの成功事例およびあまりお薦めしない事例をご紹介いたします。

 

お薦めでない方法:労働基準法やその他法律を振りかざす

本記事にたどり着かれた方であれば、おそらく以下の法律をご存じかもしれません。

労働基準法22条1項は「労働者が、退職の場合において、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由(退職の事由が解雇の場合にあっては、その理由を含む。)について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。

労働基準法において、証明書発行については「遅滞なく定めること」と記載されています。

しかし、弊所の経験上これは悪手です。

「労働基準法第22条1項を振りかざして交渉してみたところ余計に担当者を怒らせて対応してくれなくなってしまった…」という相談を多く受けます。

 

同じくして「労働基準監督署にクレームを入れる」という説得手法も帰って火に油を注ぐだけのケースが多いですし、実際に労働基準監督署が動くこともマレです。

(労基署はよほど悪質な法律違反がない限り動けない)

内容証明を起点とした法的措置は、最終手段にしておくことをお薦めします。

 

 

お薦めな手法:少し時間を置いてみる

  • 実地指導で違反が発覚して事業所が閉鎖してしまった
  • 喧嘩別れをしてしまった

こういった場合は、過去の事業所側としてもすぐに発行の対応することが難しいです。

前者ならまだしも後者の場合は、発行難易度が上がります。

揉めた直後だと、相手も感情が収まりきらずなかなか取り合ってくれません。

喧嘩別れの場合、少なくとも自らにも落ち度があるかもしれません。

真摯な謝罪とともに

  • 1、2週間。あるいは1カ月以上間をおいて相談してみる
  • 別の担当者(管理者がダメなら法人代表、児発菅、事業責任者)に繋いでお願いしてみる

などの方法を検討してみてください。

 

お薦めな方法2:第三者にお願いしてみる

当事者同士だと双方ともに感情的になってしまい、平行線のままになりがちです。

勤務予定の法人代表や行政書士に発行を依頼することで、先方も案外冷静になり普通に対応頂けることもあります。

(弁護士だとさすがにインパクトが強すぎるためか、かえって火に油を注いだという話を聞きます)

 

実務経験証明書の発行をお願いする方が抑えておくべきポイントは以上です。

次に、実務経験証明書の発行依頼を受けた事業者様側が行うべきことやポイントなどをお伝えいたします。

 




 

【重要】実務経験証明書の発行依頼を受けた事業者様へ

たとえどんなイヤな辞められ方をしたとしても、5年以上経って発行義務がなくなったとしても、もし依頼を受けたらできる限り発行対応をお願いします。

介護・障害・児童福祉における実務経験は本人の人生そのものであり、証明書は今後のキャリアを形成するための大切な書類です。

一度は一緒に働いた仲間に対する労いだと捉えて、実務経験証明書の発行対応をお願いします。

以下において実務経験証明書の発行方法について説明しますので、ご参考ください。

 

【発行する方向け】実務経験証明書発行における注意点

希望者本人による代筆はできない

「こっちで必要な事項を記入しておくので、あとはハンコだけ押してください」では有効な書類として認められない可能性があります。

虚偽作成になるおそれがあります。

したがって、参考例を送るときは必ず「修正点や補足事項がないか確認のうえで発行をお願いします」と伝えましょう。

 

実務経験証明書の有効期間は原則6カ月

指定権者によってさまざまな運用が決められています。

  • 原本証明した写しの提出でもいい
  • 原本証明のない写しの提出でもいい
  • 6カ月以内の原本でなければ不可
  • 1度でも法人として原本を提出できていれば原本証明のある写しでも良い 等

 

 

 

【発行する方向け】実務経験証明書の記載例

相手事業所に任せて発行依頼をお願いすると、場合によっては要件を満たさない独自書式を使われたり、記載してほしい事項が漏れていたりすることがあります。

発行をお願いする側の責任、かつ相手事業所への配慮として、面倒くささをある程度取り除いておくことが望ましいです。

補足1「〇番〇号」は発行元事業者が記載する

法人として過去に発行した実務経験証明書を管理するための管理番号として、必要があれば記載します

 

補足2 発行者は「法人名+職種+代表者」で!

まれに、発行者が該当事業所の管理者名で発行することもあります。

この場合は、代表者名義でないため有効な実務経験証明書だと認められない可能性があります。

 

【発行の依頼をする方向け】実務経験証明書発行の添状

見本です。ご参考ください。

実務経験証明書 収集状況管理表

複数職員がいて、複数事業所発行時に、どこに依頼をかけて、どのような状況であるか、進捗管理をするために使用していました。

郵送処理を行う際は、マナーとして「返信先を記載した返信用封筒+切手を貼った状態」で送ることをお薦めします。

 

留意事項

(参考様式4)などの表記は削除してあります。そのままでも使用できますが、心配な方は管轄エリアのかかげる書式をご使用ください。

実務経験証明書の有効期間は原則半年です。

研修申し込みや指定申請時など、必要な時期が明らかになった際に、発行依頼をかけることを推奨します。

実務経験の証明が必要な職種のスタッフを採用する際は、本書式を渡して、実務経験証明書の発行、記載内容の確認をとったうえで採用することを推奨します。

なお、実務経験証明書の郵送先は本人の居住地のみと定められています。

 

以下より取得できます。

・実務経験証明書の書式集(one drive)

 

実務経験証明書発行のまとめ

発行をお願いする方としては、あまり法律論は振りかざさずに、あくまでお願いベースで。

もし関係がよくなく、平行線のままであれば(あくまでダメもとですが)第三者に手伝ってもらうことをお薦めします。

また、発行をお願いされた事業者様については、確かに発行義務がないケースもありますが、労いの意味を込めて、できる限り発行に努めて頂けると幸いです。

本項がお役に立てれば幸いです。

 

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POSTED COMMENT

  1. みなみ より:

    はじめまして。今年サービスセンター責任者の習得を考え、以前勤めていた事務所に連絡をしたところ私が辞めてまもなく廃業したとの事。個人経営の小さな有限会社で代表者は「社印ももうないから出せない」とのことでした。このような場合、どのような方法があるのか分からずコメントさせて頂きました。

    • 吉川彰太郎 より:

      コメントありがとうございます。

      役所との要相談になりますが、書面で提示できなければ実務経験を証明できないため

      「閉鎖事業所分の実務経験は諦めるほかない」が通例ですね…

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