指定申請

実務経験証明書の発行依頼をするときのコツと注意点

実務経験証明書とは

働いた年数や日数を記録するための書類です。

サービス管理責任者や児童発達支援管理責任者、児童指導員など実務経験を有する職種で働くために必要な書類です。

勤務していた事業所に連絡をして発行してもらうため、なにかとトラブルが発生しがちな書類です。

  1. 本人が気まずい辞め方をしており連絡しづらいケース
  2. 過去の在籍事業所が多忙で発行してくれないケース

たいていいずれかの場合に、取得に遅れが生じます。

スムーズに取得するための要点をお伝えします。

 

 

発行依頼時のコツ

以下の点を明確にしておきましょう。

  1. 電話者が経験書発行を希望する本人なのか代理人なのか、立場を明確にする
  2. いつからいつまで働いていたのか、あらかじめ明確にしておく
  3. なぜ実務経験証明書の発行が必要なのかを伝える
  4. いつまでに必要かを伝える(いつ頃までに発行可能かを伝える)
  5. 書式はもっているか、こっちから送るべきか伝える(正直、行政の書式を渡したほうが確実です)
  6. ファーストコンタクトは、できれば以上の点を整理したうえでメールにて問い合わせする

 

忙しい中ご対応していただくことになるため、必ず感謝の言葉も伝えましょう。

退職時の理由や関係性によっては、双方ともに喧嘩腰になるかもしれませんが、揉めてもいいことはないので、ぐっとこらえましょう。

なお、事業所保管用と本人保管用で2枚発行依頼をかけておくとベターです。

 

事業所が潰れていた場合

役所によって取扱い方が異なります。

  1. 閉鎖事項証明書を取得したうえで行政に相談する
  2. 閉鎖した会社の代表に連絡をして直接発行を依頼する
  3. 年金手帳や給与明細などともに実務経験証明書の代わりにならないか、官公庁と協議する

などの方法があります。

※2019年8月追記

様々なケースに関わってきましたが、やはり閉鎖した事業所でかつ、代表とも連絡がとれない場合は、実務経験として算定不可とされるケースが大半でした。

上記方法はあくまで「ダメもと」での交渉方法です。

 

事業所がなかなか対応してくれない場合

色々な理由がありますが、先方の抱える困り感を取り払ってあげると、案外対応してくれたりします。

ここではよくある「動いてくれない」理由とその対処法について記述します。

 

日数や勤務期間を調べるのがめんどくさい

実務経験証明書を発行したい本人が、勤務していた当時の年金手帳や給与明細をもとに、在籍期間や勤務日数を調べたうえで連絡します。

 

書き方が分からないからめんどくさい

実務経験証明書を発行したい本人が、

  1. 見本を作成したうえでメールで送る もしくは
  2. 見本を作成したうえで、実務経験証明書の原本とともに郵送する

などすれば、内容に相違がなければスムーズに処理してもらえるかもしれません。

「正式な名称、役職名」で「直接支援や相談支援に従事していた」ことが分かるように記入してもらう必要があるため、心配であれば記載例に記入してもいいかもしれません。

(具体例は後述)

 

人として嫌いだから対応したくない(関わりたくない)

本人に代わって管理者や経営者が直接連絡してみてください。

行政書士に依頼することもできます。

 

単に郵送手続きがめんどくさい

返信用封筒を導入して、発行したらすぐに書類を郵送するだけにします

A4用紙2枚程度であれば120円切手でオッケーです。

 

稟議に時間がかかっている

一定以上の規模の事業所の場合、社内決済で時間を要します。

1ヶ月程度かかる事業所もあります。

新設の事業所で働く際は余裕をもってあらかじめ手配をかけておきましょう。

 

注意点

希望者本人による代筆はできない

「こっちで必要な事項を記入しておくので、あとはハンコだけ押してください」では有効な書類として認められない可能性があります。

虚偽作成になるおそれがあります。

したがって、参考例を送るときは必ず「修正点や補足事項がないか確認のうえで発行をお願いします」と伝えましょう。

 

実務経験証明書の有効期間は原則6カ月

指定権者によってさまざまな運用が決められています。

  • 原本証明した写しの提出でもいい
  • 原本証明のない写しの提出でもいい
  • 6カ月以内の原本でなければ不可
  • 1度でも法人として原本を提出できていれば原本証明のある写しでも良い 等

 

実務経験証明書の記載例

相手事業所に任せて発行依頼をお願いすると、場合によっては要件を満たさない独自書式を使われたり、記載してほしい事項が漏れていたりすることがあります。

発行をお願いする側の責任、かつ相手事業所への配慮として、面倒くささをある程度取り除いておくことが望ましいです。

補足1「〇番〇号」は発行元事業者が記載する

法人として過去に発行した実務経験証明書を管理するための管理番号として、必要があれば記載します

 

補足2 発行者は「法人名+職種+代表者」で!

まれに、発行者が該当事業所の管理者名で発行することもあります。

この場合は、代表者名義でないため有効な実務経験証明書だと認められない可能性があります。

 

実務経験証明書発行の添状

見本です。ご参考ください。

実務経験証明書 収集状況管理表

複数職員がいて、複数事業所発行時に、どこに依頼をかけて、どのような状況であるか、進捗管理をするために使用していました。

郵送処理を行う際は、マナーとして「返信先を記載した返信用封筒+切手を貼った状態」で送ることをお薦めします。

 

留意事項

(参考様式4)などの表記は削除してあります。そのままでも使用できますが、心配な方は管轄エリアのかかげる書式をご使用ください。

実務経験証明書の有効期間は原則半年です。

研修申し込みや指定申請時など、必要な時期が明らかになった際に、発行依頼をかけることを推奨します。

実務経験の証明が必要な職種のスタッフを採用する際は、本書式を渡して、実務経験証明書の発行、記載内容の確認をとったうえで採用することを推奨します。

なお、実務経験証明書の郵送先は本人の居住地のみと定められています。

 

以下より取得できます。

・実務経験証明書の書式集(one drive)

 

あわせて読みたい記事

実務経験証明書は、事業所でも重要なポジションの職員にとって必要な書類となります。

以下の記事もあわせて確認して、事業者、スタッフ相互にとって無駄手間を生じないようにしましょう。

 

 

 

ABOUT ME
吉川彰太郎
名古屋を日本一の福祉事業エリアにするべく活動する行政書士です。複数の放デイで2年半管理者・指導員として事業の立ち上げや管理、支援業務全般に関わっていました。 現在は障害者福祉関連の事業者様の運営、経営支援を中心に活動しています。 ICT活用による業務効率化、法制度を活用した事業展開について考えることが好きです。 【取り扱い業務】障害福祉の指定申請/届出/実地指導/農地・土地開発/その他事業許可の取得等
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POSTED COMMENT

  1. みなみ より:

    はじめまして。今年サービスセンター責任者の習得を考え、以前勤めていた事務所に連絡をしたところ私が辞めてまもなく廃業したとの事。個人経営の小さな有限会社で代表者は「社印ももうないから出せない」とのことでした。このような場合、どのような方法があるのか分からずコメントさせて頂きました。

    • 吉川彰太郎 より:

      コメントありがとうございます。

      役所との要相談になりますが、書面で提示できなければ実務経験を証明できないため

      「閉鎖事業所分の実務経験は諦めるほかない」が通例ですね…

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